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Revisão de credenciais e processo de nomeação inicial

Última revisão: 14/05/2013

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Versão original publicada na obra Joint Commission Resources. Gerenciamento do corpo assistencial: manual aos padrões da Joint Commission. 2. ed. Porto Alegre: Artmed, 2009.

 

 

O que são revisão de credenciais, verificação e nomeação inicial?

Revisão de credenciais é o processo de obtenção, verificação e avaliação das qualificações de profissionais que trabalham na área médica e atendem pacientes em organizações assistenciais. Verificação é o ato de rever, inspecionar, verificar, monitorar ou definir e documentar se itens, processos, serviços ou documentos estão em conformidade com as exigências preestabelecidas. Nos processos de revisão de credenciais, a verificação de detalhes como identidade, licenciamento, certificação, treinamento, experiência e competência é feita na fonte original. Esses processos consistem em avaliar e validar qualificações profissionais que permitem aos indivíduos prestar serviços de atendimento a pacientes em hospitais. Essa determinação se baseia na avaliação de licença em vigor, treinamento, experiência, competência atual e capacidade dos indivíduos para executar privilégios pleiteados.

Os processos de revisão de credenciais servem como base para nomear membros de equipes assistenciais. Além disso, nos hospitais, essas revisões fornecem informações importantes para os processos de concessão de privilégios clínicos. Os processos de verificação e avaliação de credenciais para participação em equipes assistenciais e concessão de privilégios clínicos são específicos e extremamente detalhados. Os critérios de avaliação de profissionais independentes licenciados e de outros profissionais, por meio dos processos seletivos das equipes assistenciais, devem ser descritos nos regimentos, nas normas, nos regulamentos, nas políticas e nos procedimentos das organizações.

Os processos de concessão de privilégios permitem que as organizações de serviços de assistência médica autorizem profissionais a atender pacientes dentro de suas dependências ou em seu nome. As etapas da solicitação de privilégios devem ser delineadas nos regimentos. Os processos de aprovação incluem:

 

      Uma proposta completa.

      Verificação de credenciais.

      Solicitação de privilégios.

      Revisão da proposta completa ou conferida ou entrevista pelo diretor de departamento, com uma recomendação sobre os privilégios a serem concedidos.

      Revisão ou entrevista realizada pelo comitê médico executivo, com uma recomendação sobre a participação na equipe; revisão ou entrevista realizada pelo comitê médico executivo (exigida pela Joint Commission), com uma recomendação sobre previlégios.

      Revisão pelo corpo diretivo (que concederá ou negará participação na equipe e privilégios ou reapresentará a proposta à equipe assistencial para consideração ou informação adicional).

 

Dica

Nas organizações de assistência médica em que os candidatos devem se apresentar para entrevistas pessoais, é importante ter formulários específicos para auxiliar os entrevistadores ou os comitês. A finalidade desses formulários é documentar as entrevistas e as recomendações feitas pela equipe assistencial.

 

Requisitos da Joint Commission

Os requisitos da Joint Commission são:

      Os mecanismos para nomeação e renomeação devem ser:

-      aprovados e implementados pelas equipes assistenciais e pelos corpos diretivos;

-      totalmente documentados nos regimentos das equipes assistenciais.

      Os hospitais devem consultar o National Practitioner Data Bank (NPDB) antes de fazer nomeações iniciais e, a partir de então, pelo menos a cada dois anos ou por ocasião do pleito de algum privilégio clínico adicional.

      As decisões sobre nomeações devem levar em consideração critérios diretamente relacionados à qualidade dos serviços de assistência médica.

      As nomeações para participação em equipes assistenciais devem ser fundamentadas em informações sobre a competência dos candidatos.

      Propostas completas devem ser tratadas dentro de períodos de tempo razoáveis, de acordo com os artigos dos regimentos das equipes assistenciais.

      O período de duração de nomeações e de privilégios concedidos às equipes não poderá exceder dois anos.

A Joint Commission faz as seguintes exigências em relação a indicações para participação em equipes assistenciais:

      As equipes assistenciais organizadas devem desenvolver critérios para pleitos de associação.

      Os critérios profissionais têm a finalidade de assegurar às equipes e aos corpos diretivos dos hospitais que os pacientes receberão atendimento e serviços de alta qualidade.

      As equipes assistenciais organizadas devem utilizar critérios profissionais para a indicação de seus membros. As nomeações não podem exceder o prazo de dois anos.

      Os membros das equipes responsáveis pela supervisão da qualidade do cuidado, do tratamento e dos serviços devem ser profissionais independentes licenciados.

      A participação como membro deve resultar de recomendação feita pelas equipes assistenciais e assegurada pelos corpos diretivos dos hospitais.

 

No caso de hospitais não-departamentalizados, sem diretorias departamentais, os líderes das equipes assistenciais têm poder para revisar informações, entrevistar candidatos e fazer recomendações diretamente aos comitês médicos executivos (ver Exemplo 2.1).

 

EXEMPLO 2.1. GUIA E FORMULÁRIO PARA ENTREVISTAS

 

Visto que os candidatos podem pleitear participação em equipes assistenciais e privilégios, apenas participação ou apenas privilégios, as recomendações aos corpos diretivos devem se dividir em duas partes, de acordo com a situação: uma para participação na equipe e outra para privilégios clínicos. As recomendações para participação na equipe devem incluir os departamentos para onde os candidatos serão designados, caso existam departamentos, bem como a categoria dos candidatos, caso os hospitais utilizem o sistema de categorias (p. ex., categoria ativa, cortesia ou consultoria). É necessário, também, fazer recomendações individualizadas sobre os privilégios que os candidatos receberão.

Funcionários administrativos também devem ser submetidos aos processos de revisão de credenciais, a exemplo de todos os demais membros das equipes assistenciais. Esses funcionários podem ou não ter privilégios clínicos ou participar das equipes. Além disso, muitas organizações de assistência médica possuem categorias honorárias ou eméritas para profissionais independentes licenciados afastados da prática ativa por aposentadoria e que mantêm alguma forma de participação em equipes, apesar de não terem privilégios clínicos.

Atualmente, a Joint Commission não exige que as nomeações iniciais e as concessões de privilégios tenham caráter provisório. Entretanto, se as organizações adotarem o sistema de períodos provisórios, os prazos de duração devem ser definidos nos regimentos das respectivas equipes assistenciais, sendo válidos para todos os profissionais admitidos por meio dos processos seletivos. Em algumas organizações, o período provisório é utilizado para avaliar desempenhos profissionais. Esse período costuma variar entre seis meses e dois anos. Os métodos utilizados nas avaliações profissionais feitas durante períodos provisórios não precisam ser previstos nos regimentos. Nesse caso, eles devem fazer parte dos documentos de políticas e procedimentos. Tais métodos podem incluir as revisões concorrentes e retrospectivas dos desempenhos profissionais. Alguns hospitais utilizam um processo de supervisão da qualidade, no qual o desempenho de um indivíduo é periodicamente revisto e avaliado, a fim de assegurar o nível de competência. A supervisão de qualidade de novos profissionais será discutida no Capítulo 3, “Avaliação de competências e concessão de privilégios clínicos”.

 

Aspectos das nomeações iniciais e das revisões de credenciais

Em primeiro lugar, o objetivo das revisões de credenciais é proteger o público contra a atuação de profissionais incompetentes ou de padrão inferior. Em segundo lugar, uma das grandes metas dos processos de credenciamento é evitar perdas financeiras para as instituições hospitalares em conseqüência do despreparo de determinados profissionais, além de preservar e reforçar a reputação dos hospitais e dos outros profissionais. As verificações e revisões de credenciais são necessárias, ainda, para atender as formalidades da Medicare Conditions of Participation.

Os credenciamentos e suas revisões são atividades cruciais para as entidades que prestam serviços de assistência médica. Durante os processos de credenciamento, os médicos que pretendem trabalhar em entidades hospitalares, ou em nome delas, devem comprovar identidade, treinamento, experiência, reputação e competência para a equipe assistencial e o corpo diretivo.

Revisões e avaliações superficiais de credenciais podem criar problemas futuros para o gerenciamento de risco. O afastamento de profissionais incompetentes das equipes assistenciais pode ser demorado e exaustivo sob o ponto de vista emocional e profissional, além de materialmente danoso para os hospitais.

Este capítulo analisa os processos de credenciamento e nomeação inicial de membros de equipes assistenciais, especificamente aqueles com titulação em medicina (MD), titulação em osteopatia (DO), titulação em cirurgia odontológica (DDS), titulação em medicina podiátrica (DPM) e outros profissionais autorizados por lei e por dispositivos regimentais a atender e tratar pacientes sem orientação ou supervisão. Além disso, o capítulo discute os processos de credenciamento de outros tipos de profissionais, incluindo enfermeiros especializados em práticas avançadas (APRNs) e assistentes de médicos (PAs).

 

Como se tornar membro de uma equipe assistencial

As equipes assistenciais e os corpos diretivos são responsáveis pela determinação dos profissionais que poderão exercer suas profissões de forma independente. Essa decisão se baseia, em parte, em licenciamentos estaduais. Por exemplo, nos Estados Unidos, médicos e osteopatas são licenciados pelos Estados para exercer sua profissão de forma independente e também são autorizados, pelas equipes assistenciais e pelos corpos diretivos, a atuar dessa mesma forma em hospitais. Já os psicólogos podem ser licenciados por alguns Estados para atuar na comunidade de maneira independente, mas podem não receber a permissão dos hospitais para que façam o mesmo dentro dessas instituições. Algumas leis estaduais exigem que eles sejam membros associados e recebam privilégios independentes nos hospitais. É importante conhecer bem essas leis.

Cabe às equipes assistenciais e aos corpos diretivos determinar quais profissionais independentes licenciados podem pleitear participação em equipes assistenciais e privilégios clínicos, bem como quais profissionais, em geral, podem pleitear privilégios clínicos sem participação nessas equipes. É extremamente importante que os regimentos das equipes assistenciais definam com clareza os direitos de cada grupo específico.

As lideranças dos hospitais e das equipes assistenciais podem também decidir que alguns tipos de profissionais, que já trabalham em hospitais, poderão ser incluídos nos processos de credenciamento por meio de revisões realizadas pelas próprias equipes.

 

Solução de problemas

Os inspetores da Joint Commission sempre se preocupam em verificar se os critérios utilizados pelos hospitais para nomear, renomear e estender privilégios clínicos a indivíduos estão claramente expressos nos documentos das respectivas equipes assistenciais, bem como se os processos são, de fato, aqueles que estão em uso. As organizações em geral cometem o erro inaceitável de alterar processos sem atualizar a documentação correspondente.

Para garantir que os processos de credenciamento usados no dia-a-dia sejam idênticos àqueles especificados na documentação, as pessoas que estiverem mais familiarizadas com os processos reais devem criar diagramas de fluxo para fins comparativos. Onde houver alguma discrepância, as equipes poderão considerar a necessidade de alterações pertinentes, a fim de melhor atender às necessidades do hospital e às exigências da Joint Commission e dos regulamentos estaduais.

FONTE: The Expert Connection: Credentialing and Privileging: Five Steps for Meeting JCAHO Standards. The Source 1(1):11, 2003.

 

Os regimentos são fundamentais para definir quem pode pleitear participação em equipes assistenciais. Esses documentos devem descrever os processos de indicação. Mesmo sendo possível estabelecer critérios adicionais, estão entre os mais comuns: licenciamento atual, válido e irrestrito no Estado em que o profissional estiver praticando; um consultório ou residência localizados a uma distância razoável do hospital; o seguro de responsabilidade profissional, com valor determinado pelos corpos diretivos e contratado junto a uma companhia de seguros escolhida em comum acordo; a certificação por juntas examinadoras ou a qualificação para prestar exame nessas juntas – ambas são exigências da Joint Commission – e prática ativa da medicina. Uma licença válida de qualquer Estado ou território dos Estados Unidos é requerida para indivíduos que trabalham em hospitais federais.

 

Quem deve ser envolvido?

      Os candidatos.

      Os provedores de serviços das equipes assistenciais.

      Os diretores de departamento.

      Os comitês de credenciais, se adequado.

      Os comitês médicos executivos.

      Os corpos diretivos.

 

Melhores práticas

Ainda que não sejam exigências da Joint Commission, várias organizações executam as seguintes tarefas e funções:

      Os mecanismos para nomeação ou renomeação são descritos para cada candidato.

      Os mecanismos oferecem critérios profissionais que são especificados nos regimentos das equipes assistenciais e aplicados indistintamente a todos os membros de equipes, a candidatos a membros ou a privilégios clínicos. Eles são imprescindíveis para a recomendação de participações iniciais ou para a permanência dos membros nas equipes assistenciais, bem como para concessões iniciais, renovação ou revisão de privilégios.

      Os departamentos clínicos devem recomendar às equipes os critérios para a concessão de privilégios.

      A finalidade dos critérios profissionais é assegurar às equipes assistenciais e aos corpos diretivos que os pacientes receberão atendimento de alta qualidade.

      Os critérios profissionais evidenciam licenciamentos, experiências ou treinamentos relevantes, competências atuais e capacidade para a execução dos privilégios pleiteados.

      No caso de candidatos indicados pela primeira vez, os hospitais devem verificar, sempre que possível, as informações sobre licenciamentos, treinamentos específicos, experiências e competências atuais fornecidas por fontes primárias.

      Qualquer ação sobre pleitos individuais deve permanecer pendente até a verificação final das informações.

      Os hospitais são incentivados a analisar informações adicionais provenientes de outras fontes, incluindo o Physician Disciplinary Data Bank, da Federation of State Medical Board (FSMB). Bancos de dados e outras fontes podem prover informações novas ou indicar inconsistências nas informações fornecidas pelo candidato.

      Regimentos, normas, regulamentos, políticas e procedimentos das equipes assistenciais devem definir as informações que os candidatos têm a responsabilidade de fornecer. No mínimo, essas informações devem incluir:

-      Contestações bem-sucedidas ou pendentes, enfrentadas pelos candidatos a qualquer tipo de licenciamento ou registro (estadual, distrital ou da Drug Enforcement Administration – DEA), ou a renúncia voluntária de tais licenciamentos ou registros.

-      Cancelamento voluntário ou involuntário da participação em equipes assistenciais; ou limitação, redução ou perda, voluntária ou não, de privilégios clínicos em outros hospitais.

-      Envolvimento em um processo legal a respeito de responsabilidade profissional sob circunstâncias especificadas nos regimentos, nas normas, nos regulamentos, nas políticas e nos procedimentos das equipes assistenciais.

-      No mínimo, julgamentos finais ou acordos envolvendo os indivíduos.

      As deliberações das equipes assistenciais, no que diz respeito às recomendações para nomeações, incluem informações fornecidas por pares dos candidatos.

      Os procedimentos estruturados definidos em regimentos, normas, regulamentos, políticas e procedimentos das equipes assistenciais tornam mais ágil o processamento das propostas.

      Recomenda-se manter registros individuais para todos os candidatos a participação em equipes assistenciais.

      Variáveis como sexo, etnia, crença religiosa ou nacionalidade não são critérios para a recomendação de candidatos.

      Todos os candidatos devem permitir inspeções nos registros e nos documentos relacionados a licenciamentos, treinamentos específicos, experiências, competências atuais e capacidades para execução dos privilégios pleiteados e, caso solicitado pelas organizações, devem participar de eventuais entrevistas.

      Todos os candidatos devem se empenhar no atendimento contínuo a seus pacientes.

      Os candidatos devem aceitar todos os artigos dos regimentos das equipes assistenciais a respeito de liberação e imunidade de responsabilidade civil.

      Se houver departamentos na equipe, todos os profissionais independentes licenciados serão designados para, no mínimo, um departamento clínico.

      Indivíduos com funções administrativas que desejam participar de equipes assistenciais estão sujeitos à aplicação dos mesmos procedimentos que outros candidatos.

      As equipes assistenciais organizadas monitoram a qualidade de cuidado, tratamento e serviços, recomendando membros para participação nas equipes assistenciais.

 

Formulário de inscrição (pré-inscrição)

Mesmo não sendo exigência da Joint Commission, a utilização de um formulário de inscrição, ou pré-inscrição, pode ser bastante útil na decisão de abrir uma inscrição. Esses formulários devem ser distribuídos a todos aqueles que desejam se inscrever nos processos seletivos para equipes assistenciais. Em geral, os interessados recebem esse tipo de formulário juntamente com uma carta explicando os critérios mínimos para pleitos dessa natureza (bem como os critérios departamentais, se for o caso). Essa carta deve incluir, também, informações sobre as taxas de inscrição. O Exemplo 2.2 é um modelo de formulário que ajuda os candidatos potenciais a avaliar se têm as qualificações mínimas exigidas.

 

EXEMPLO 2.2. QUESTIONÁRIO DE PRÉ-INSCRIÇÃO E QUALIFICAÇÕES MÍNIMAS PARA PARTICIPAÇÃO COMO MEMBRO DE EQUIPE ASSISTENCIAL

 

Quando devolvem o formulário de pré-inscrição totalmente preenchido, os candidatos devem apresentar vários documentos, como cópias de licenças ou certificados estaduais (utilizados somente para confirmar datas e nomes corretos). Se adequado, devem apresentar, também, licenças estaduais de substâncias controladas, registro federal na DEA, seguro de responsabilidade profissional e curriculum vitae.

Após a devolução dos formulários e dos documentos anexos, a equipe revisa as informações e confirma se o candidato atende aos critérios mínimos, que devem ser razoáveis e objetivos. Os planos de desenvolvimento das equipes assistenciais, quando existirem, podem ser utilizados para determinar quais candidatos podem receber os formulários de inscrição. Esses planos costumam descrever a forma de seleção e manutenção das equipes assistenciais por meio do desenvolvimento profissional e de outros programas. A decisão de dar oportunidade a candidatos potenciais deve ser tomada na esfera administrativa. Para evitar conflitos de interesse, as equipes assistenciais não podem participar das decisões de recusar propostas de inscrição.

Avançam as propostas dos candidatos que atendem critérios de credenciamento e de concessão de privilégios. Aqueles que não atendem esses critérios recebem uma carta informando-os sobre a decisão e apresentando as razões que levaram a organização a recusar sua proposta de inscrição.

 

Propostas de inscrição

Em geral, os mesmos procedimentos e formulários de inscrição são utilizados para todos os candidatos. Entretanto, é possível a formulação de perguntas adicionais. Todas as perguntas devem ser respondidas, e as informações precisam ser completas. Os hospitais exigem dos candidatos as informações que tenham sido omitidas ou respondidas de forma ilegível. Esse acompanhamento consistente e o uso correto dos formulários de inscrição garantem processos de credenciamento de qualidade. As listas de verificação (checklists) são ferramentas eficientes para garantir a uniformidade no tratamento das inscrições.

Apesar de não serem exigência da Joint Commission, os formulários de inscrição, tipicamente, contêm as seguintes informações:

 

1.        Informações pessoais e demográficas, incluindo:

a.        Nome completo e nível profissional.

b.        Nome de acordo com a licença profissional, caso seja diferente.

c.         Outros nomes utilizados.

d.        Data de nascimento.

e.        Número da Previdência Social.

f.          Endereço e números de telefone de todos os consultórios (incluindo o número de fax).

g.        Endereço e número do telefone residencial.

h.        Número de celular e de pager.

2.        Nível educacional e treinamento, incluindo:

a.        Formação médica (nomes e endereços de todos os cursos e faculdades que freqüentou).

b.        Estágios, residências e bolsas de estudo (nomes e endereços de todas as instituições, incluindo tipo de programa e nome do diretor do programa).

3.        Serviço militar, se adequado.

4.        Licenciamento (todas as licenças e certificados profissionais, atuais e antigos).

5.        Certificação concedida por juntas examinadoras (certificações de especialidades e subespecialidades, incluindo o status atual e a recertificação).

6.        Filiação a hospitais (atual e anteriores), incluindo nomes dos diretores de departamento e as razões que o levaram a sair do hospital, caso não seja mais associado.

7.        Referências profissionais (referências de pares que tenham conhecimento da competência do candidato; excluem-se parentes ou sócios, atuais ou prospectivos, em consultórios).

8.        Companhias de seguro de responsabilidade profissional, atuais e anteriores (incluindo nome da empresa, endereço, número da apólice, datas e valores da cobertura).

9.        Perguntas sobre cancelamento voluntário ou involuntário de participação em equipes assistenciais; limitação, redução ou perda voluntária ou involuntária de privilégios clínicos em outros hospitais.

10.    Perguntas sobre trabalhos anteriores bem-sucedidos; desafios pendentes na obtenção de qualquer tipo de licenciamento ou registro; ou renúncia voluntária de licenciamentos ou registros.

11.    Perguntas sobre envolvimento em processos legais a respeito de responsabilidade profissional sob circunstâncias especificadas nos regimentos, nas normas, nos regulamentos, nas políticas e nos procedimentos das equipes assistenciais.

12.    Perguntas sobre resultados de julgamentos ou acordos envolvendo os profissionais que apresentaram os formulários de inscrição.

 

Em geral, os formulários de inscrição contêm as seguintes informações adicionais, que não são exigidas, mas podem ser úteis:

 

      ensino e indicações para faculdades;

      pesquisas;

      publicações.

 

Alguns Estados norte-americanos aprovaram leis que exigem uniformidade nos formulários de coleta de dados geralmente solicitados por entidades de assistência médica e por planos de saúde para fins de credenciamento e recredenciamento de profissionais. Nesses casos, os hospitais utilizam os formulários exigidos pelo Estado.

O Exemplo 2.3 é o formulário exigido pelo Estado de Washington. Os hospitais podem solicitar informações adicionais se assim desejarem. Se o formulário do Estado não atende as exigências da Joint Commission, a organização deve complementar seu formulário com informações adicionais. O Exemplo 2.4 apresenta o formulário de uma organização que complementa o Health Care Professional Credentialing and Business Data Gathering Application Form do Estado de Illinois.

Juntamente com o formulário de inscrição, os hospitais devem enviar os seguintes documentos para os candidatos:

 

      cópia de regimentos, normas e regulamentos da equipe assistencial;

      cópia das normas e dos regulamentos do departamento (se adequado);

      formulário de solicitação de privilégios clínicos.

 

EXEMPLO 2.3. FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO DE PROFISSIONAIS – ESTADO DE WASHINGTON

 

 

 

 

 

 

 

EXEMPLO 2.4. FORMULÁRIO COMPLEMENTAR DO ADVOCATE HEALTH CARE PARA O ESTADO DE ILLINOIS

 

 

Os hospitais devem adotar um tipo de formulário no qual o candidato possa indicar o membro da equipe que o substituirá em caso de ausência. O profissional indicado deve ter os mesmos privilégios clínicos que o profissional ausente e deve concordar em trabalhar como profissional alternativo. Além disso, é importante que os candidatos designem, por carta, a instituição emitente da apólice de seguro de responsabilidade profissional, embora esse procedimento não seja exigido pela Joint Commission (ver Exemplo 2.5). As organizações de assistência médica devem receber cópia da renovação das apólices de seguro ou notificação do cancelamento de qualquer tipo de seguro.

 

Dica

O Directory of Graduate Medical Education contém informações sobre todos os programas acreditados de residências e bolsas de estudo. Esse diretório informa os nomes e os endereços dos diretores de todos os programas de treinamento atualmente acreditados.

 

Dica

A American Hospital Association publica um diretório de hospitais que inclui endereços e números de telefone.

 

EXEMPLO 2.5. VERIFICAÇÃO DO SEGURO DE RESPONSABILIDADE PROFISSIONAL

 

É importante enviar aos candidatos uma lista indicando os documentos que devem ser entregues anexados ao formulário de inscrição, bem como quaisquer instruções especiais para completá-lo, formulários de privilégios, etc. O fluxograma do processo de solicitação de admissão ajuda os candidatos a acompanhar o andamento do processo (ver Exemplo 2.6).

 

EXEMPLO 2.6 Fluxograma do processo de solicitação de admissão

 


Exemplo 2.6. Exemplo 2.6 Os candidatos podem acompanhar o progresso de suas solicitações com um fluxograma simples como este.

FONTE: Carson-Tahoe Hospital, Carson City, NV. Usado com permissão.

 

Após o recebimento, os formulários de inscrição são revisados para verificar se as informações estão completas e legíveis. Embora não seja exigência da Joint Commission, é importante que os formulários de inscrição sejam digitados ou pelo menos preenchidos com clareza. Todas as perguntas devem ser respondidas de forma completa. Assim que possível, as organizações informam os candidatos sobre eventuais omissões ou se alguma informação estiver incompleta ou ilegível. Nesses casos, os hospitais podem começar a avaliação utilizando as cópias incompletas ou informações ilegíveis enquanto a via original do formulário estiver em poder do candidato para que seja completada. Os profissionais da equipe assistencial não podem preencher formulários, mesmo que por solicitação dos candidatos.

Ainda que um banco de dados virtual utilizado para revisar as credenciais facilite os rastreamentos, é importante manter uma lista de verificação no arquivo de cada candidato, como a lista apresentada no Exemplo 2.7. Assim, é fácil determinar, “num piscar de olhos”, quais itens foram ou não respondidos corretamente.

 

EXEMPLO 2.7. MODELO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO DE CREDENCIAIS

 

Vários programas de base de dados foram desenvolvidos especificamente para verificação de credenciais e concessões de privilégios clínicos. Esses bancos de dados são extremamente úteis para:

 

      processamento de formulários de inscrição (nomeação inicial e renomeação);

      elaboração de relatórios;

      rastreamento de privilégios, participação em reuniões, complementação de programas de educação médica e ações para melhorias de desempenho;

      manutenção de outros dados.

 

Conforme o tamanho da equipe assistencial, a eficiência, a precisão e a facilidade do uso de sistemas computadorizados apresentam vantagens em relação aos sistemas manuais.

 

Verificação de fontes primárias

As organizações devem verificar as fontes primárias em relação a licenciamentos, treinamentos e experiência, competências atuais e capacidade para executar os privilégios pleiteados. Essa verificação envolve informações obtidas diretamente nas seguintes fontes:

 

1.    fonte de origem;

2.    organizações indicadas pelas fontes primárias como agentes autorizados a fornecer informações para verificação de credenciais;

3.    fontes primárias equivalentes aprovadas pela Joint Commission.

 

Algumas organizações contratam agências para responder a requerimentos de informações úteis para a verificação de credenciais, como atesta a inclusão do item 2 como fonte primária. Por exemplo, centenas de faculdades que oferecem cursos de nível profissional e de graduação delegaram à National Student Clearinghouse a responsabilidade de responder a todas as solicitações de verificação do nível acadêmico de estudantes. As organizações podem utilizar a instituição designada como fonte equivalente. Veja, a seguir, algumas informações a respeito.

Cópias de diplomas, certificados e licenças, entre outros documentos, não são consideradas fontes primárias para verificação de informações. Além disso, todos os documentos que não forem entregues ou fornecidos diretamente pelos profissionais não são válidos. Há vários métodos e recursos para verificação de informações sobre licenciamentos, treinamentos específicos, experiência e competências atuais.

Em algumas situações, a obtenção de informações em fontes primárias pode ser totalmente inviável. Certas escolas de medicina ou hospitais podem ter sido fechados; por motivos políticos, as escolas de medicina localizadas fora do país podem não responder a consultas; ou os registros de alguns hospitais e instituições de treinamento podem ter sido destruídos em incêndios, inundações ou abalos sísmicos. Nessas circunstâncias, os candidatos podem receber privilégios temporários, por um período determinado, de acordo com os termos de regimentos, normas, regulamentos, políticas e procedimentos das equipes assistenciais e com base na legislação federal e estadual em vigor. É prudente demonstrar que foram feitas tentativas razoáveis de obter informações nas fontes primárias. Em geral, as cópias das cartas solicitando informações são mantidas no arquivo de credenciais.

 

Dica

Muitas organizações de prestação de serviços médicos instituíram a aplicação de taxas de inscrição. Os custos do processamento e do formulário de inscrição são cobertos por essas taxas. Algumas organizações acreditam que cobrar taxas, por si só, já é um processo seletivo, pois garante a participação de candidatos sérios.

 

Fontes equivalentes ou fontes secundárias confiáveis também podem ser usadas. Fontes equivalentes são agências selecionadas, acreditadas pela Joint Commission, para manter o cadastro de informações específicas sobre credenciais, idênticas às informações fornecidas por fontes primárias. As fontes equivalentes, nos Estados Unidos, são as seguintes:

 

      American Medical Association (AMA) Physician Masterfile, para verificação de graduações e tempos de residência médica em faculdades de medicina.

      American Board of Medical Specialties (ABMS), para verificação de certificações médicas expedidas por juntas examinadoras.

      Educational Commission for Foreign Medical Graduates (ECFMG), para verificação da graduação de um médico em uma escola estrangeira de medicina.

      American Osteopathic Association (AOA) Physician Database, para cursos de pré-doutorado acreditados pela AOA Bureau of Professional Education, cursos de pós-doutorado acreditados pela AOA Council on Postdoctoral Training e Osteopathic Specialty Board Certification.

      FSMB, para todas as ações legais contra licenças médicas.

 

Essas fontes equivalentes podem ser utilizadas por hospitais, redes ou componentes de redes ou por organizações de verificação de credenciais (OVCs). Os perfis médicos do Physician Masterfile da AMA possuem dados fornecidos por outras fontes primárias, similares, disponibilizados por uma OVC. A utilização dessas informações complementares está sujeita às orientações descritas na seção sobre delegação da verificação de credenciais neste mesmo capítulo. Deve haver outras fontes equivalentes para funções específicas, como, por exemplo, para verificação de licenciamentos de candidatos a serviços federais.

 

Licenciamento

Nos Estados Unidos, as informações sobre indivíduos com licenças atuais e válidas para a prática profissional podem ser obtidas na respectiva junta de licenciamento estadual, ou em juntas de qualquer Estado, no caso de prestação de serviços na esfera federal. A verificação de licenciamentos em fontes primárias por via postal, eletrônica ou telefônica é aceitável desde que a confirmação seja documentada. Para fins de verificação, a Joint Commission exige que as organizações utilizem apenas “sites seguros da web”, isto é, o proprietário do website deve exercer controle total sobre as informações, evitando que sejam modificadas por outras pessoas. Os bancos de dados protegidos por senhas (p. ex., números para identificação pessoal), limitados pelos órgãos licenciadores, podem ser uma alternativa para as fontes primárias. As juntas de licenciamento de alguns Estados fornecem informações sobre licenciamentos em microfichas ou em cópias impressas. Todos esses métodos são aceitáveis como fontes primárias de verificação de dados.

Além de obter informações sobre licenciamentos válidos e em vigor, as organizações podem solicitar dados a respeito de ações disciplinares ou sanções contra profissionais licenciados. Em geral, não é possível obter esse tipo de informação por via telefônica ou por microfichas. Em alguns Estados, as juntas de licenciamento fornecem informações sobre ações disciplinares por via postal ou por via eletrônica, sendo acessíveis online. Além disso, a FSMB fornece informações sobre ações disciplinares para todos os Estados nos quais o profissional foi licenciado. As juntas de licenciamento estaduais disponibilizam essas informações de forma voluntária para a FSMB. Portanto, é possível que nem todas as ações disciplinares estejam disponíveis em seu banco de dados. A Joint Commission exige que os médicos informem a respeito de contestações bem-sucedidas, presentes ou passadas, à sua licença. Essas informações devem ser confirmadas junto ao órgão licenciador. As instituições devem questionar o NPDB sobre onde registrar informações sobre pagamentos de imperícias médicas, licenciamentos, ações disciplinares, ações adversas sobre privilégios clínicos e ações interpostas por sociedades médicas.

 

Formação e treinamento

As fontes primárias para verificação de formação acadêmica e treinamento profissional envolvem coleta de informações em escolas ou programas profissionais (como programas de estágios, residências e bolsas de estudo para médicos), bem como verificação da conclusão bem-sucedida de cada experiência educacional ou treinamento. Os hospitais que fazem suas próprias verificações primárias costumam enviar uma carta para as instituições de treinamento. Além de informações sobre o sucesso dos programas e o cumprimento das datas, os hospitais devem obter informações sobre desempenho, capacidade para execução de privilégios pleiteados e comportamento dos candidatos. Essas informações são de grande importância para confirmar a competência de profissionais recém-graduados. O Exemplo 2.8 é um modelo de carta de verificação.

Sempre que as informações forem solicitadas por escrito, alguns pontos importantes devem ser levados em consideração. A carta de solicitação deve conter perguntas específicas, e todas as perguntas devem ser respondidas. É útil usar formulários com checklist e espaço adicional para comentários. Além de ser conveniente para o destinatário, esse tipo de formulário garante o fornecimento das informações desejadas. O uso de envelopes personalizados e selados permite uma devolução mais rápida dos questionários.

 

Dica

Ao confirmar por telefone informações sobre licenciamentos, treinamentos, experiências ou competências atuais, recomenda-se documentar todos os dados coletados. Para tanto, é extremamente útil o uso de formulários com as seguintes informações básicas:

      data;

      nome da pessoa que fez a ligação telefônica;

      nome da instituição com a qual a pessoa entrou em contato;

      nome da pessoa que forneceu as informações;

      perguntas formuladas;

      informações recebidas;

      assinatura da pessoa responsável pelo registro das informações.

Na verificação de informações por fax, é interessante enfatizar ao remetente que, além da cópia enviada, a via original deverá ser remetida pelo correio. A qualidade das cópias enviadas por fax não é satisfatória e, às vezes, dificulta a leitura. A menos que a informação seja recebida por uma máquina que utiliza papel com superfície lisa, a qualidade da cópia pode se deteriorar com o tempo, tornando-se ilegível.

 

EXEMPLO 2.8. MODELO DE CARTA PARA VERIFICAÇÃO DE ESTÁGIO, RESIDÊNCIA OU BOLSA DE ESTUDO

 

O emprego de cartas abertas com freqüência resulta em informações incompletas a respeito de conhecimentos clínicos, experiências e competências dos candidatos. Essas cartas também exigem que os destinatários escrevam cartas-resposta, o que tende a implicar perda de tempo, podendo provocar atrasos no recebimento das informações.

Ao enviar cartas para instituições de treinamento, é importante anexar cópia dos privilégios pleiteados e perguntar se o candidato foi devidamente treinado para o exercício dessas funções. Isso pode revelar informações sobre treinamentos e experiências específicas dos candidatos. Muitos programas de treinamento possuem listas dos procedimentos que os candidatos concluíram com êxito. Essas listas podem indicar, também, o número de vezes que os candidatos executaram tais procedimentos durante o treinamento. Diversos hospitais exigem que os candidatos forneçam esse tipo de lista junto aos formulários de inscrição.

As informações podem ser coletadas por telefone e registradas a posteriori. As ligações telefônicas são úteis para confirmar a conclusão de cursos de graduação em escolas profissionais. Entretanto, a complexidade das perguntas, quando da solicitação de dados sobre habilidades específicas, nível de conhecimento e comportamento, em geral dificulta a documentação precisa e completa das informações, além de consumir tempo excessivo.

 

Competência atual

Por ocasião de nomeações iniciais ou concessões de privilégios clínicos, deve-se avaliar, também, as competências profissionais atuais. Para confirmá-las, as organizações valem-se de informações fornecidas por pares que conheçam pessoalmente o desempenho profissional dos candidatos.

Uma das maneiras mais eficazes de obter essas informações é enviar questionários para diretores departamentais ou outros colegas (ver Exemplo 2.9) com cópias anexadas dos privilégios pleiteados pelos candidatos. Esses questionários devem conter perguntas sobre o escopo e o nível de habilidade e desempenho do candidato em relação aos privilégios solicitados e sobre o cumprimento de suas responsabilidades na qualidade de membro da equipe médica.

 

EXEMPLO 2.9. FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE PARES PARA INDICAÇÃO PARA EQUIPES ASSISTENCIAIS

 

As revisões de credenciais necessitam de recomendações feitas por pares, isto é, indivíduos com a mesma disciplina profissional do candidato. Os MDs e os DOs são considerados pares. O par de um médico podiatra (DPM) é outro podiatra. DDSs e doutores em medicina odontológica são considerados pares. O par de um enfermeiro anestesista registrado certificado (CRNA) é outro CRNA; o par de um profissional de enfermagem é outro profissional de enfermagem. Mesmo não sendo obrigatório, o ideal é que o par seja da mesma especialidade do candidato.

As referências de pares podem ser obtidas em instituições de treinamento, hospitais onde os candidatos estão trabalhando e outras referências profissionais fornecidas por eles. No caso de candidatos que já concluíram programas de treinamento e têm vários anos de prática, deve-se enviar uma carta para as organizações onde trabalham solicitando informações sobre sua experiência e competência. Em geral, os diretores de departamento responsabilizam-se pelo fornecimento dessas informações, embora os vice-presidentes de assuntos médicos e os comitês de melhorias de desempenho também sejam fontes oficiais de informações. No caso de outros profissionais, é comum solicitar referências profissionais de pares a chefes de programas de treinamento (nos casos de graduação recente), diretores de departamentos ou instituições de prática mais recente, além de empregadores. Em qualquer caso, informações sobre a competência atual devem ser obtidas de um par.

Para todos os procedimentos, é útil que as informações sejam específicas para os privilégios pleiteados. Por exemplo, se um candidato solicitar a concessão de privilégios para cateterismo cardíaco, deve-se solicitar ao diretor médico do laboratório onde o candidato estiver trabalhando dados sobre o número de procedimentos executados e as taxas de mortalidade e morbidade. O Capítulo 3 apresenta discussões mais detalhadas sobre avaliação de competências e concessões de privilégios clínicos.

 

Capacidade para executar os privilégios pleiteados

Todos os hospitais precisam avaliar a capacidade dos candidatos para executar os privilégios clínicos pleiteados. Os resultados dessa avaliação devem ser registrados em arquivos de credenciais do profissional. Em geral, os candidatos declaram, na proposta de admissão, a inexistência de condições que possam afetar sua capacidade de executar os privilégios pleiteados. Essa declaração deve ser confirmada posteriormente, o que pode ser feito por intermédio de diretores de residência ou de bolsas de estudo, com base no mesmo formulário utilizado para confirmar a conclusão de programas de treinamento. No caso de candidatos que já têm alguma experiência profissional, essa confirmação pode ser feita pelos diretores dos departamentos onde são mantidos os privilégios atuais ou por colegas que tenham conhecimento de suas atividades.

O Americans with Disabilities Act (ADA)* veta discriminações com base em problemas mentais ou físicos. Para prevenir tal discriminação, a lei proíbe algumas atividades e exige outras. Os hospitais devem determinar se os termos do ADA se aplicam às equipes assistenciais terceirizadas. Em caso afirmativo, cabe ao hospital a responsabilidade de verificar se os procedimentos de credenciamento e de concessão de privilégios, de fato, asseguram e ratificam a capacidade de determinado candidato para executar privilégios pleiteados.

 

Julgamentos e acordos finais

No caso de candidatos iniciais, é imprescindível obter informações sobre julgamentos e acordos finais. Os candidatos devem fornecer esses dados na proposta inicial. O bom gerenciamento de risco inclui a confirmação dessas informações junto às companhias seguradoras.

O NPDB informa a respeito de pagamentos por imperícias médicas; ações disciplinares; ações adversas de privilégios clínicos, ajuizadas por entidades de assistência médica; e ações que afetam de forma adversa participações em sociedades profissionais, desde 1990.

 

Quem deve ser envolvido?

      Os candidatos.

      Os provedores de serviços das equipes assistenciais.

      Os diretores de departamento, se adequado.

      Os comitês de credenciais, se adequado.

      Os comitês médicos executivos.

      Os corpos diretivos.

 

Certificação concedida por conselho

Ainda que as certificações concedidas por conselhos não sejam exigidas pela Joint Commission, muitos hospitais as utilizam como referência no processo de revisão de credenciais.

Essa certificação pode ser confirmada por escrito, diretamente pelos conselhos. Alguns deles fornecem informações por telefone ou fax. A American Board of Medical Specialties (ABMS), corporação guarda-chuva para os 24 conselhos acreditados em especialidades médicas nos Estados Unidos, publica uma coletânea de livros, de quatro volumes, contendo uma lista de todos os médicos por eles certificados. As informações são disponibilizadas em CD-ROM para todos os interessados, o que a caracteriza como fonte primária. Vários conselhos da ABMS fornecem informações online sobre certificações. Além disso, a AOA publica um diretório de osteopatas certificados por conselhos.

 

Delegação da verificação de credenciais

Todas as organizações cujas decisões tenham como base, pelo menos em parte, dados obtidos em OVCs devem ter plena confiança na integridade, na precisão e na disponibilidade das informações. Para atingir esse nível de confiabilidade, as organizações devem avaliar as agências de informação antes de contratá-las de forma periódica. A Joint Commission aceita a delegação de verificação de fontes primárias para OVCs externas, desde que sejam utilizados os seguintes princípios:

 

      A agência deve informar aos usuários os tipos de dados e de informações que tem condições de fornecer.

      A agência se responsabiliza pelo fornecimento, aos usuários, de documentos com a descrição dos métodos de coleta de informações e dos processos de desenvolvimento e verificação de dados.

      O usuário recebe informações claras e suficientes sobre as funções dos bancos de dados. Essas informações incluem: restrições de dados disponibilizados pela agência (p. ex., profissionais que não foram incluídos na base de dados); prazo para a agência responder às solicitações de informações; e visão geral dos processos de controle de qualidade relacionados a integridade, segurança, precisão da transmissão de dados e especificações técnicas.

      Deve haver consenso entre usuários e agência sobre o formato das transmissões de dados de credenciais.

      Os usuários devem ter condições de discernir se as informações transmitidas pela agência são provenientes de fontes primárias ou não.

      Quando são transmitidas informações que variam de forma significativa com o tempo, a agência deve informar a data da última atualização feita em fontes primárias.

      A agência deve se certificar de que os dados transmitidos aos usuários representam com fidelidade as informações obtidas nas fontes primárias.

      Os usuários devem ter condições de discernir se as informações procedentes de fontes primárias e transmitidas pela agência são suficientemente pertinentes a determinado item. Em caso negativo, é necessário obter informações adicionais.

      Quando necessário, os usuários poderão contratar processos de controle de qualidade junto à agência para solucionar erros de transmissão, inconsistências ou outros problemas relacionados a dados que venham a ser identificados ao longo do tempo.

      Os usuários devem fazer acordos formais com as OVCs para serem informados de quaisquer alterações nos dados usados nos credenciamentos.

 

Nos Estados Unidos, várias organizações prestam serviços de verificação em fontes primárias, incluindo a AMA Physician Masterfile, sociedades médicas de condados, empresas privadas independentes e sistemas de assistência médica. Atualmente, a AMA Physician Masterfile atua apenas na verificação de fontes primárias de faculdades de medicina e de programas de residência nos Estados Unidos e em Porto Rico. O Educational Council for Foreign Medical Graduates pode ser utilizado como fonte primária nos casos de graduação em faculdades estrangeiras.

 

Dica

Embora não seja exigência da Joint Commission, as organizações de assistência médica podem obter informações sobre quaisquer reclamações pendentes junto à seguradora dos candidatos.

 

Dica

Os hospitais cujos critérios incluem certificações concedidas por conselhos costumam documentar em seus regimentos quais conselhos são aceitáveis. Estima-se que mais de 150 conselhos certifiquem profissionais que trabalham na área de assistência médica, ainda que muitos deles não sejam reconhecidos por todas as organizações e instituições profissionais. Os mais reconhecidos são a ABMS, o Bureau of Osteopathic Specialists da AOA, o American Board of Podiatric Surgery e os corpos certificadores reconhecidos pela American Dental Association.

 

Não é necessário receber vias originais dos documentos fornecidos pelas fontes primárias, contanto que esses documentos tenham informações detalhadas que permitam aos hospitais obter mais dados sobre os profissionais. É importante elaborar alguns relatórios, indicando: fontes primárias contatadas, informações específicas recebidas e datas de recebimento das informações. Ainda que possam utilizar os serviços de uma OVC para verificar as fontes primárias, as organizações de assistência médica não podem delegar a avaliação das informações. Em alguns casos, para realizar uma avaliação adequada, as organizações podem precisar de informações adicionais.

 

Recomendações de processamento

Após o recebimento de todas as verificações e a investigação satisfatória de todos os “sinais vermelhos”, os diretores de departamento devem revisar as informações disponíveis, entrevistar os candidatos (caso a política da organização assim o exija) e recomendar os privilégios. O Exemplo 2.10 é um modelo de formulário para recomendações de diretores departamentais. Estas são enviadas para os comitês de credenciamento, caso seja requisito da organização, ou para qualquer outro grupo no qual todas as informações são disponibilizadas para revisão (se necessário). As recomendações das diretorias departamentais, dos comitês de credenciamento ou de outros grupos são enviadas para os comitês médicos executivos, que fazem comentários e recomendações complementares. Essas recomendações são enviadas para os corpos diretivos, que determinam a aprovação ou a recusa final de nomeações e privilégios.

 

EXEMPLO 2.10. RECOMENDAÇÃO DA DIRETORIA DO DEPARTAMENTO – CANDIDATOS NOVOS

 

Nas nomeações e concessões de privilégios, geralmente, o corpo diretivo da instituição envia uma carta ao profissional informando a data da nomeação, seu período de validade, o departamento para o qual foi indicado (se aplicável), a categoria da equipe e o status do profissional contratado. Além da carta, o profissional recebe uma cópia dos privilégios clínicos e quaisquer outras informações consideradas relevantes.

Os profissionais somente poderão exercer privilégios clínicos, escopo de práticas e seu trabalho conforme sua concessão e sob instrução e monitoramento do supervisor da equipe.

 

Considerações especiais

Os “sinais vermelhos” podem ocorrer em vários estágios dos processos de revisão e verificação de credenciais. Eles não são especializados nos padrões da Joint Commission, porém são utilizados por inúmeras organizações de assistência médica e incluem:

 

      Informações na proposta de admissão que não condizem com dados do curriculum vitae.

      Lacunas em algum período entre a graduação na escola profissional e o atual momento que são inexplicáveis ou impossíveis de verificar. As equipes de revisão de credenciais devem determinar uma duração aceitável para essas lacunas, ou seja, sem necessidade de verificação (p. ex., um ou dois meses).

      Mudanças freqüentes de Estado, de hospital ou de grupo de prática.

      Referências com informações questionáveis ou negativas.

      Referências com informações que contradizem dados fornecidos pelos candidatos (p. ex., inconsistência de datas de treinamento ou de participação em equipes).

      Perguntas não respondidas nos formulários.

      Questionários de referências que não retornam.

      Padrões atípicos ou número excessivo de ações legais de responsabilidade profissional.

 

Apesar de não serem suficientes para recusas de admissões em equipes, todos esses assuntos deverão ser investigados posteriormente. Por exemplo, algumas lacunas de tempo podem resultar de obrigações familiares ou de longas viagens. Um número excessivamente elevado de ações judiciais pode ser atribuído ao alto nível de risco de determinada especialidade. Cartas de referência que não retornam podem indicar a relutância das pessoas em fornecer informações negativas, ou simplesmente se dever a problemas ocorridos nos serviços postais.

As equipes assistenciais e os corpos diretivos devem investigar todas as dúvidas e problemas até que sejam solucionados de fato. Em geral, os membros dos comitês de credenciais ou os presidentes de equipes assistenciais podem obter informações adicionais por meio de contatos telefônicos diretos com pares. Nesses casos, a pessoa que receber a informação deverá registrá-la e avisar o informante sobre a documentação da conversa telefônica. Essas informações são adicionadas ao arquivo de credenciais do profissional e avaliadas juntamente com todos os demais dados.

 

Aceleração de credenciamentos e de concessões de privilégios

Os regimentos das equipes assistenciais descrevem os processos de credenciamento, concessão de privilégios e nomeações, bem como o prazo para a conclusão de todo o processo (mas não de cada etapa). Os credenciamentos, as concessões de privilégios e as nomeações iniciais costumam ocorrer dentro dos prazos definidos nos regimentos. Isso também se aplica aos processos de renomeação e revisão de privilégios.

As equipes assistenciais organizadas podem tornar mais ágeis os processos, desde que sejam atendidos os critérios estabelecidos. Para acelerar indicações para membros de equipes e concessões de privilégios iniciais, renomeações ou renovações ou alterações de privilégios, é possível que os corpos diretivos deleguem a comitês autoridade para tomar tais decisões, se esse tipo de delegação estiver previsto nos regimentos. Os comitês com autoridade delegada devem ter, pelo menos, dois membros votantes do corpo diretivo. Os comitês revisam e avaliam qualificações e competências dos candidatos e consideram as recomendações dos comitês médicos executivos e das diretorias departamentais.

 

Solução de problemas

Durante o processo de revisão de credenciais iniciais, o ônus da prova recai sobre os candidatos. Eles são obrigados a provar para as equipes assistenciais e para os corpos diretivos que cumprem todos os requisitos para a participação em equipes ou concessão de privilégios. Quando as tentativas de confirmação dos dados não produzem resultados dentro do período preestabelecido nos regimentos das equipes assistenciais (ver Capítulo 1 – “Escopo e gerenciamento de equipes assistenciais”), é necessário notificar os candidatos, para que possam colaborar na obtenção das informações. Eles podem entrar em contato com as fontes de informação e solicitar ajuda, a fim de viabilizar a conclusão dos processos de verificação. Visto que as nomeações permanecem suspensas até a confirmação de todas as informações, a colaboração dos candidatos é bastante relevante. Nos casos em que a confirmação é muito demorada, talvez seja necessário revisá-las uma segunda vez. Informações obtidas há 10 ou 12 meses ainda são válidas ou devem ser verificadas novamente? É importante ter um manual de políticas e procedimentos que defina o prazo dos processos de verificação e avaliação de credenciais. A política também pode exigir que as propostas de admissão que não forem concluídas dentro de determinado período sejam canceladas por falta de informações. A colaboração dos candidatos pode ser muito útil no cumprimento desses prazos. Em geral, as organizações informam os prazos das propostas de admissão aos candidatos na fase inicial e no decorrer do processo.

 

Além de aumentar a flexibilidade organizacional, essa decisão acelera os processos de nomeação de membros de equipes e concessão de privilégios. Nem todos os candidatos podem participar desse processo. Essa exclusão ocorre nos seguintes casos:

 

      quando a solicitação apresentada pelo candidato está incompleta;

      quando a recomendação final do comitê médico executivo é contrária ou indica restrições.

 

Algumas situações são avaliadas caso a caso e, com freqüência, acabam por vetar a participação do candidato em processos de decisão rápida:

      se há contestações atuais ou anteriores de licenciamentos ou registros;

      se a participação do candidato em equipe assistencial de outra organização foi cancelada;

      se o candidato sofreu limitação, redução, reprovação ou perda de privilégios clínicos;

      se as organizações constatam que houve algum padrão atípico ou um número excessivo de ações legais de responsabilidade profissional que resultaram em sentenças finais contrárias aos candidatos.

 

O método do “sinal vermelho”, avisando ou alertando para propostas de admissão controversas, inadequadas para credenciamento ou concessão de privilégios de decisão rápida, permite que as juntas examinadoras se concentrem nas propostas que exigem revisões mais cuidadosas.

 

Credenciamento e concessão de privilégios a militares

As credenciais de militares podem ser transferidas de uma organização de assistência médica para outra dentro do mesmo ramo militar. Entretanto, os privilégios concedidos a militares devem ser específicos ao local, de acordo com as determinações do comandante de cada base militar, conforme as credenciais do profissional e os serviços prestados sob aquele comando.

 

Credenciamento e concessão de privilégios a profissionais em instalações médicas externas

Um padrão de “Liderança” da Joint Commission exige que os líderes aprovem fontes de atendimento a pacientes por meio de consultas, acordos contratuais ou qualquer outro tipo de acordo aplicável a pacientes externos. Os exemplos típicos são serviços de radiologia, incluindo a telerradiologia (ressonâncias e tomografias), e serviços de diálise. As equipes assistenciais devem orientar as lideranças hospitalares sobre as fontes provedoras desses atendimentos. O objetivo dessa exigência é garantir que nenhum membro das equipes assistenciais tenha conhecimento de quaisquer problemas de qualidade referentes a um profissional ou grupo de profissionais com quem o hospital pretenda firmar um contrato.

Como descrito no Capítulo 1, na seção “Equipes contratadas”, sempre que os serviços de atendimento a pacientes forem realizados fora do hospital, por organizações acreditadas pela Joint Commission, os hospitais devem:

 

      Especificar no contrato uma cláusula de garantia assegurando que todos os serviços prestados por indivíduos contratados estarão dentro do escopo de seus privilégios.

      Verificar se todos os indivíduos contratados para prestar serviços de atendimento a pacientes têm privilégios adequados, como, por exemplo, por meio de uma lista de privilégios.

 

Nos casos de organizações externas não acreditadas pela Joint Commission, os hospitais devem credenciar e conceder privilégios a todos os profissionais prestadores de serviços, por meio dos processos seletivos das equipes assistenciais.

 

Credenciamento e concessão de privilégios para serviços de telemedicina

A telemedicina é definida como a troca de informações médicas entre dois locais, por via eletrônica, voltada para a saúde e a educação de pacientes ou prestadores de assistência médica. Seu objetivo é melhorar o atendimento, o tratamento e os serviços fornecidos aos pacientes.* A telemedicina surgiu ao longo das últimas décadas e continuará evoluindo nas próximas, criando novos serviços e abordagens, por meio de tecnologias de acesso mais rápido.

 

Requisitos para locais de origem

Ainda que o termo “telemedicina” descreva uma ampla gama de serviços, os padrões das “Equipes Assistenciais” relacionados a essa disciplina abrangem uma faixa bastante estreita desses serviços. O foco recai apenas sobre profissionais independentes licenciados, que são, total ou parcialmente, responsáveis por atendimento, tratamento e prestação de serviços ao paciente. Essa responsabilidade se reflete na autoridade de emitir prescrições e direcionar ou prestar atendimento, tratamento ou serviços por um link de telemedicina. Os exemplos incluem teledermatologia, telepsiquiatria e telecirurgia. Os profissionais responsáveis têm de ser credenciados e privilegiados para prestar serviços relevantes nos locais onde estão os pacientes. Esses locais são denominados locais de origem. A justificativa é que os locais de origem têm a responsabilidade pela supervisão geral da segurança e da qualidade dos serviços oferecidos. Além disso, os profissionais podem receber privilégios no local de origem usando informações de credenciamento dos locais remotos (onde os provedores de serviços estão localizados), caso sejam organizações acreditadas pela Joint Commission.

A maioria dos atuais serviços de telemedicina não diz respeito ao pequeno grupo de profissionais mencionados. Os dois principais grupos fora do escopo dos padrões para equipes assistenciais são os que fornecem “serviços interpretativos” e “consultoria”. Serviços interpretativos são aqueles em que profissionais independentes licenciados – geralmente radiologistas ou patologistas – interpretam leituras de imagens, traçados ou espécimes utilizando os links de telemedicina. Em geral, a prestação desses serviços é feita por meio de contratos, de forma que os processos de credenciamento e concessão de privilégios desses profissionais são abordados no padrão de “Liderança” para serviços contratados. Consultorias são definidas como serviços prestados por profissionais com o único propósito de fornecer pareceres técnicos, sem nenhuma responsabilidade pelo atendimento ao paciente. A Joint Commission não tem exigências específicas para credenciamento e concessão de privilégios para profissionais independentes licenciados que prestam esses serviços.

Em circunstâncias especiais, o local de origem pode ser autorizado a aceitar decisões de credenciamento e de privilégios de um local remoto. Três requisitos básicos devem ser atendidos:

 

1.    Os locais remotos devem ser acreditados pela Joint Commission.

2.    O profissional deve ter privilégio para realizar, no local remoto, os serviços a serem executados no local de origem.

3.    O local de origem deve registrar uma revisão interna do desempenho do profissional, sendo responsável pelo envio de informações ao local remoto, para facilitar a avaliação da qualidade da assistência médica, do tratamento e dos serviços. Essa avaliação é utilizada nos processos de concessão de privilégios e de melhoria do desempenho. No mínimo, tais informações contêm todos os eventos-sentinela, sujeitos a revisão, conforme a Joint Commission, resultantes da prestação de serviços de telemedicina e de reclamações sobre os profissionais independentes licenciados dos locais remotos. As reclamações podem partir de pacientes, de profissionais independentes licenciados ou de equipes do local de origem.

 

Os processos de credenciamento e concessão de privilégios por procuração pressupõem que as organizações seguem as leis e os regulamentos aplicáveis, como os licenciamentos para a prática de medicina ou telemedicina nos Estados dos locais de origem e dos locais remotos. A intenção é reduzir o fardo dos processos de credenciamento e concessão de privilégios para os locais de origem e, ao mesmo tempo, reconhecer que os locais remotos possuem informações mais relevantes para suas decisões sobre concessão de privilégios. É necessário reconhecer, também, que os locais de origem podem ter pouca experiência na concessão de privilégios para determinadas especialidades.

 

Requisitos para locais de origem e locais remotos

Nem todos os serviços podem ser prestados por meio da telemedicina. Os serviços clínicos oferecidos por profissionais independentes licenciados por meio de um link de telemedicina devem ser recomendados pelas equipes assistenciais tanto dos locais de origem quanto dos locais remotos. Cabe àquelas a responsabilidade de avaliar a capacidade das organizações em prestar serviços com segurança, em bases permanentes. As equipes dos locais remotos devem avaliar o desempenho dos serviços como parte do processo de concessão de privilégios e de reavaliação, em casos de renomeação, renovação ou revisão de privilégios clínicos. Os serviços prestados por meio de links de telemedicina devem ser coerentes com os padrões de qualidade estabelecidos.

 

Privilégios temporários

Os privilégios concedidos em caráter temporário, por tempo claramente definido, podem ser úteis se a concessão for criteriosa e ocorrer nas seguintes circunstâncias específicas:

 

1.    Para atender necessidades importantes de cuidado, tratamento e serviço de pacientes.

2.    Quando candidatos novos, com propostas de admissão completas e que não levantam questionamentos, estão aguardando revisão e aprovação pelos comitês médicos executivos e pelos corpos diretivos.

 

A Joint Commission exige que, quando adequado, diretores executivos ou pessoas por eles designadas concedam privilégios clínicos temporários, com prazos preestabelecidos, conforme as recomendações dos presidentes de equipes assistenciais ou dos representantes autorizados. No mínimo, a verificação das fontes primárias de licenciamentos e competências atuais deve ocorrer antes da concessão de privilégios temporários, possibilitando a realização de atendimentos médicos importantes.

O prazo dos privilégios temporários para assistência, tratamento e prestação de serviços médicos importantes é estipulado por regimentos e outros documentos. Privilégios temporários concedidos a candidatos novos não podem exceder 120 dias.

O fator decisivo para a concessão de privilégios temporários é o tratamento médico dos pacientes. Tais privilégios não podem ser usados por razões estritamente administrativas, devendo ser considerados apenas para atender pacientes e necessidades assistenciais. Ao considerar os privilégios temporários, as equipes médicas e os hospitais devem avaliar os riscos de concedê-los a profissionais sobre os quais não tenham informações completas. Além disso, é importante considerar o compromisso do próprio hospital em prestar pronto e adequado atendimento médico aos membros de sua comunidade.

 

Atendimento de uma necessidade importante de cuidado do paciente

A concessão de privilégios temporários aplica-se a situações em que os hospitais não têm equipes assistenciais adequadas para atendimento de necessidades específicas. Por exemplo, se o único profissional independente licenciado privilegiado para a execução de serviços altamente especializados adoecer ou sair de férias, o hospital poderá conceder privilégios temporários a outro profissional com as mesmas qualificações. Esses privilégios têm prazo limitado, segundo estipulado nos regimentos ou em outros documentos de gerenciamento. Antes de sua concessão, as equipes assistenciais organizadas devem verificar os licenciamentos e as competências atuais. Para tanto, contatos telefônicos documentados são aceitáveis.

Os regimentos também devem definir as circunstâncias em que os profissionais podem receber privilégios temporários, mesmo que as equipes assistenciais não tenham informações sobre suas experiências ou treinamentos especializados. Por exemplo, determinado paciente pode necessitar de atendimento ou tratamento de um subespecialista que não está representado na equipe. Nesse caso, o hospital poderá conceder privilégios temporários para subespecialistas que não são membros da equipe, a fim de atender ou tratar o paciente. Essa maneira de utilizar privilégios temporários também é conhecida como privilégios para um caso.

O Exemplo 2.11 ilustra a política de uma organização que concede privilégios temporários. A categoria 3 descreve os privilégios para um caso para médicos convidados a desempenhar “funções com escopo definitivo”. Nesse caso, o médico participa do atendimento a um paciente específico, para determinado procedimento ou internação, em um dia definido, sob orientação de um membro da equipe assistencial do hospital.

 

EXEMPLO 2.11. POLÍTICA E PROCEDIMENTOS PARA CONCESSÃO DE PRIVILÉGIOS TEMPORÁRIOS

 

Pendências de propostas de admissão

É possível conceder privilégios temporários quando as propostas de admissão de candidatos novos estão em processo de avaliação, mediante verificação dos seguintes itens:

 

      licenciamento atual;

      experiência ou treinamento relevante;

      competência atual;

      capacidade para executar os privilégios pleiteados;

      outros critérios exigidos pelos regimentos das equipes assistenciais organizadas;

      questionamento e avaliação das informações do NPDB;

      proposta de admissão completa;

      nenhuma contestação atual ou anterior bem-sucedida de licenciamento ou registro;

      nenhuma sujeição a encerramento involuntário de sua participação na equipe assistencial de outra organização;

      nenhuma sujeição a limitação, redução, recusa ou perda involuntária de privilégios clínicos.

 

Pode haver circunstâncias em que a especialidade do candidato não está representada na equipe assistencial, e há uma necessidade imediata dos serviços do profissional por parte de um paciente. O processo de revisão de credenciais estipula em que fase da análise das propostas de admissão os privilégios temporários podem ser considerados. Os privilégios temporários para novos candidatos não podem exceder 120 dias.

 

Situações emergenciais

Os regimentos da maioria das equipes assistenciais permitem que todos os membros da equipe que têm privilégios clínicos, independentemente do status ou dos privilégios clínicos específicos, prestem qualquer tipo de atendimento médico, dentro do escopo de sua licença, para salvar a vida de pacientes ou evitar danos graves. Nessas circunstâncias, o profissional independente licenciado provê o cuidado até que o paciente possa ser transferido para outro profissional com os privilégios necessários.

 

Profissionais com atribuições temporárias

As organizações hospitalares devem considerar com cuidado os processos de credenciamento e concessão de privilégios a profissionais que estão substituindo outros ou preenchendo vagas em equipes por meio de atribuições temporárias. Essas atribuições costumam ser denominadas locum tenens, expressão latina que significa “guardar lugar”. O termo é usado na área de assistência médica para indicar aquele que substitui temporariamente outro profissional para atender necessidades importantes do paciente. Os riscos associados aos privilégios temporários podem ser maiores do que os de outros tipos de privilégios temporários. Em muitos casos, esses profissionais trabalham em hospitais por períodos extremamente curtos. Às vezes, informações graves e adversas sobre profissionais que receberam privilégios temporários são reveladas após eles terem atendido por um tempo. Em outros casos, os profissionais deixam o hospital antes mesmo da revisão completa de suas credenciais.

 

Solução de Problemas

Em geral, é muito difícil avaliar competências de profissionais que trabalham por períodos de tempo muito curtos e mudam constantemente de organização. Os médicos temporários, com freqüência, se encaixam nessa descrição. Sua experiência e referências são verificadas apenas pela entidade contratante, que atua como uma agência de empregos, o que pode colocar em risco o processo de avaliação e revisão de credenciais. Muitas organizações preferem verificar a experiência e a competência de profissionais temporários diretamente nas organizações onde trabalharam, em vez de utilizar relatórios de segunda mão fornecidos pelas entidades contratantes.

 

Há ocasiões em que o único profissional capacitado em determinada especialidade (p. ex., patologia, radiologia) está doente. Nesses casos, é necessário recrutar um médico temporário para prestar esses serviços até que o membro da equipe médica esteja em condição de reassumir suas funções. É comum que privilégios temporários sejam concedidos nessas situações, mas, sob a perspectiva médica e jurídica, todos os esforços devem ser feitos para documentar e avaliar as competências atuais.

 

Privilégios em casos de catástrofes

As conseqüências de recentes catástrofes naturais e ataques terroristas colocaram em evidência a necessidade de acesso rápido a profissionais de equipes assistenciais. Para atender essa necessidade, a Joint Commission criou um padrão que autoriza os hospitais a reduzir o número de requisitos para concessão de privilégios e credenciamentos em situações de desastre, enquanto a supervisão dos atendimentos continua sendo feita por profissionais independentes licenciados. Os “privilégios em casos de catástrofes”, distintos dos privilégios concedidos em situações emergenciais, descritos anteriormente, são concedidos a profissionais independentes licenciados para prover cuidado quando ocorre uma catástrofe que exige o acionamento do plano hospitalar de emergência, e a organização não tem condições de atender às necessidades imediatas dos pacientes.

 

Solução de problemas

Em virtude dos riscos inerentes aos privilégios temporários, muitos hospitais e equipes assistenciais não aconselham a utilização recorrente dessas medidas e as consideram apenas em circunstâncias especiais e não durante processos normais de admissão.

 

Os hospitais não são obrigados a utilizar a concessão desse tipo de privilégios em situações de desastre, mas podem fazê-lo se julgarem necessário. O diretor executivo, o presidente da equipe assistencial ou a pessoa designada formalmente tem a opção de conceder privilégios e deve tomar tal decisão conforme seu juízo de cada caso particular.

As equipes assistenciais devem definir, com documentos oficiais, os critérios para gerenciar indivíduos com esse privilégio. Esses documentos devem incluir mecanismos que permitam identificar tais profissionais a qualquer momento. É importante dar prioridade à verificação de credenciais e privilégios, o que deve ter início no momento em que a catástrofe estiver sob controle. Esse processo deve ter as mesmas características daqueles estabelecidos nos termos dos regimentos das equipes assistenciais ou de outros documentos para conceder privilégios temporários para atendimentos urgentes.

As fontes aceitáveis de identificação a serem apresentadas por profissionais independentes licenciados para delegar privilégios em casos de catástrofes, são as seguintes:

 

      foto do cartão de identidade do hospital onde trabalha;

      licença válida para exercer a profissão e cartão de identidade com foto expedido por um órgão estadual, federal ou órgão regulador;

      identificação indicando que o indivíduo é membro de um Disaster Medical Assistance Team (DMAT);

      identificação indicando que o indivíduo recebeu autorização para prestar atendimento médico, tratamento e serviços assistenciais a pacientes em caso de catástrofe (autorização concedida por entidade federal, estadual ou municipal);

      apresentação por membro da equipe hospitalar ou da equipe assistencial que tenha conhecimento da identidade do profissional.

 

Os privilégios em caso de catástrofes oferecem a flexibilidade para usar voluntários de emergência, que podem ser necessários em resposta a um desastre. O Exemplo 2.12 apresenta a política definida por uma organização. Cabe observar que nem todos os elementos deste modelo de política são exigidos pela Joint Commission.

 

EXEMPLO 2.12. POLÍTICA DE PRIVILÉGIOS EM CASO DE CATÁSTROFES

 

Checklist para modelo de nomeação inicial, revisão de credenciais e avaliação

_______ O profissional solicita admissão.

_______ O formulário de pré-inscrição é enviado e recebido (se adequado).

_______ O candidato atende aos critérios básicos.

________ A proposta de admissão é enviada juntamente com regimentos, normas e regulamentos, formulário de privilégios clínicos, dispensa do formulário de responsabilidade e outros itens pertinentes.

_______ A proposta de admissão é devolvida juntamente com todos os documentos solicitados; a proposta deve estar totalmente preenchida, legível, assinada e datada.

_______ Remessa e recebimento das cartas de verificação. Os critérios para verificação são: licenciamento, formação e treinamento, competência atual e capacidade para executar as funções.

_______ Investigação e avaliação de suspeitas ou dúvidas levantadas durante o processo.

_______ Consultas ao NPDB.

_______ O diretor do departamento, se adequado, revisa a proposta, as verificações e os privilégios pleiteados, recomenda formalmente a nomeação e os privilégios e faz entrevistas, se necessário.

_______ O comitê de credenciais, se adequado, revisa todas as informações e a recomendação do diretor do departamento, recomenda formalmente a nomeação e os privilégios e, se necessário, faz entrevistas.

_______ O comitê médico executivo revisa todas as informações e recomendações do diretor do departamento e do comitê de credenciais e envia comentários e recomendações ao corpo diretivo, juntamente com os do diretor do departamento e do comitê de credenciais.

_______ O corpo diretivo toma uma decisão em relação à nomeação para a equipe assistencial e aos privilégios clínicos.

_______ O candidato recebe notificação sobre a nomeação e os privilégios clínicos.

 



* O ADA se aplica à solicitação de privilégios por funcionários de hospitais.

* American Telemedicine Association: http://www.americantelemed.org

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